Dzwoniąc do Urzędu Miasta Biała Podlaska przez centralę, trzeba liczyć się z tym, że rozmowa zostanie nagrana. Przed połączeniem z urzędnikiem system odtwarza automatyczny komunikat informujący o rejestrowaniu rozmowy.

Nagrania są przechowywane przez trzy miesiące. Po tym czasie mają być automatycznie usuwane z systemu.

Dzwoniący, który nie chce kontynuować nagrywanego połączenia, może je zakończyć i skorzystać z innej formy kontaktu z urzędem. Może też zwrócić się o dostęp do nagrania swojej rozmowy lub o jego kopię. Taki dostęp może być ograniczony, jeśli wymaga tego ochrona danych innych osób.

Magistrat wskazuje, że rejestrowanie rozmów ma służyć m.in. poprawie jakości obsługi, rozpatrywaniu skarg i wniosków, bezpieczeństwu pracowników oraz wyjaśnianiu spornych ustaleń z rozmów telefonicznych. Regulacje zaczęły obowiązywać pod koniec lipca.